威廉希尔体育app官网学术讨论空间使用管理规定

（试用版）

第一章  总则

第一条  为了加强威廉希尔体育app官网学术讨论空间管理，使学术讨论空间的管理和使用更加规范化、合理化，保障各种活动项目有序执行、提高公共设施设备安全责任意识，特制定本规定:

第二条  本规定适用范围

分院所属会议室、学术报告厅、交流区等所有学术讨论空间。

第三条  学术讨论空间用途

学术讨论空间主要用于学术活动、召开会议、举办学术讲座、组织培训、来访参观接待、学生活动等。

第二章   学术讨论空间管理办法

第四条  学术讨论空间实行统一管理制度

威廉希尔体育app官网学术讨论空间由学院办公室统一负责管理。负责使用登记与安排、设备维护等相关事宜，未经允许，不得擅自使用。

第五条  学术讨论空间使用实行预约登记制度

第一款  为避免活动发生冲突，相关部门（人员）使用学术讨论空间，提前1-3天到微信小程序《快预约》，以便统筹安排。

第二款  临时召开的紧急会议需用学术讨论空间时，要及时向学院办公室提出申请并在会后进行补办相关登记。

第六条  各部门申请使用学术讨论空间时，需明确使用时间、参加会议人数、设施设备需求等，如有需学院办公室协办的事项请提前注明，院办根据实际情况做好相关准备工作。

第七条  学术讨论空间的设备（音响、投影等）实行“谁使用谁负责”的原则；院办工作人员提前做技术方面的协调与指导，确保会议顺利进行。

第八条  如遇会议之间发生冲突，实行“学院优先”的原则，学院会议优先于部门/团队会议，部门/团队会议之间本着“重要、紧急优先”的原则协商自行解决。

第九条  开会期间，请爱惜学术讨论空间的设备及物品，自觉保持清洁，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑与废弃物，保持室内清洁。

第十条  会议结束后，使用人应及时与会议室管理员联系，管理员对设备进行必要的检查，在管理员检查设备无恙后，方可离开会场。在场地使用过程中，如发现设备故障或公物损坏及时报至院办，及时报修，确保其他会议的顺利进行；安全责任人为申请者所属团队负责人。

第十一条  与会人员要爱护学术讨论空间内的公共设施设备，损坏需赔偿，任何部门和个人未经院办同意不得将学术讨论空间的各种设施设备拿出学术讨论空间或转作他用。

第十二条  学术讨论空间平时卫生、环境维护由院办负责。活动期间，申请部门负责环境卫生及设备安全；团队（个人）使用学术讨论空间结束后，由活动申请团队（个人）负责对学术讨论空间进行清扫和整理，将移动的桌椅及时放回原位（未经允许，不得随意移动桌椅摆放）。

第十三条  关于安全问题

学术讨论空间使用实行“谁使用谁负责”原则；

在活动过程中，务必正确、爱护还有各种设备，如电源、总电源（插板）、饮水机、照明灯具、门窗，以防引起不安全事故的发生。使用人同时向会议室管理员做好交接手续，否则，将予以通报批评，造成安全责任事故的，追究使用部门安全责任。

威廉希尔体育app官网办公室

2022年9月12日

学术讨论空间基本配置